DOCUMENTOS OFICIALES

EL CERTIFICADO: Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que les consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. 

LA RESOLUCIÓN: Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

                ESQUEMA:

1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Cita de las disposiciones pertinentes
4. Título RESOLUCIÓN
5. Puntos numerados que considera la resolución
6. Anotación común de: anótese y comuníquese
7. Cita de la cantidad de copias de los destinatarios

EL DECRETO: Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las más altas autoridades del Estado en que disponen, en forma imperativa, cuanto sea necesario para contribuir el buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional, provincial o comunal.

               ESQUEMA:

1. Ministerio que da origen al decreto
2. Exposición resumida de la materia
3. Lugar y fecha
4. Título (DECRETO CON FUERZA DE LEY)
5. Materia, distribuida considerando numerados
6. Final: "TÓMESE RAZÓN", ... entre otros y la firma de la autoridad pertinente

COMUNICACIONES OFICIALES

EL OFICIO: Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, entre otros. La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen tres tipos de oficio: ORDINARIO, RESERVADO y SECRETO.

El oficio ordinario es una de las comunicaciones más utilizadas en la Administración Pública.

               ESQUEMA:

1. Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
2. Clasificación y N° de orden
3. Antecedentes (ANT.)
4. Materia (MAT.)
5. Lugar y fecha de emisión
6. Preposición "DE" : Indica la autoridad que emite el documento
7. Preposición "A" : Indica la autoridad a quien se dirige
8. Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponde a cada idea redactada. cada oficio debe tratar una solo materia
9. Frase de saludo o despedida: Saluda a usted, saluda atentamente
10. Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad, o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre
11. Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan
12. Iniciales de responsabilidad
13. Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias

LA CIRCULAR: Es un documento oficial de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos

               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Título y número de orden
3. Lugar y fecha de emisión
4. Rubro alusivo a la materia
5. Texto, se escribe en párrafos numerados
6. Frase de saludo
7. Nombre, cargo, firma y timbre de la autoridad emisora
8. Iniciales de responsabilidad
9. Destinatario

EL MEMORANDUM: Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento, se utiliza para pedir o enviar documentos; solicitar o entregar información.

El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.

               ESQUEMA:

1. Membrete: Indica el nombre de la institución
2. Palabra MEMORANDUM y N°  de orden
3. Fecha sólo con números
4. Preposición "DE" : señala el cargo del remitente
5. Preposición "A" : señala el cargo del destinatario
6. Texto: debe ser breve, claro y preciso
7. Comúnmente media firma
8. Iniciales de responsabilidad

REDACCIÓN OFICIAL

Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del estado deben ser mesurados en su contenido, claros en las materias que tratan. En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que le debe otorgar al funcionario, a quien se dirige la comunicación. La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

EL ACTA: Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión. Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.
               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Título "ACTA" y N° de orden
3. Lugar y fecha de emisión
4. Lugar y nombre de las personas que asisten
5. Lectura del acta anterior
6. Tabla: temas que se tratarán
7. Acuerdos
8. Cierre
9. Firma del presidente y del secretario

EL PODER: Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otra persona para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

El poder puede ser:

SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere solo cédula de identidad.

ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.

CORRESPONDENCIA LABORAL

LA CARTA DE EMPLEO: Se le denomina también carta de ofrecimiento de trabajo su objetivo principal es obtener una entrevista personal que haga posible demostrar los antecedentes y méritos.

Se origina debido a:

• Avisos o publicaciones en diarios o revistas.
• Información de las personas cercanas a la institución que se requiere personal.
• Incentiva del interesado que desea trabajar en una empresa.

ESQUEMA:

1. Lugar y fecha
2. Dirección interior
3. Vocativo
4. Introducción: señala el medio por el cual se informa al vacante.
5. Mensaje: ofrece servicios, indica cualidades personales y profesionales, señala estudios realizados
6. Antecedentes o adjuntos: encontrará las fotocopias de certificados y otros documentos que avalan lo expuesto en el mensaje
7. Despedida: frase de salutación que procura afianzar el objetivo planteado en la carta que es obtener una entrevista personal.

CURRICULUM VITAE: Es la relación de los antecedentes personales, académicos y profesionales detallados en forma ordenada y cronológica, de una persona que postula a un cargo de cierta importancia. Habitualmente el currículum vitae adjunta la carta de empleo.

CORRESPONDENCIA PRIVADA

• CORRESPONDENCIA INTERNA:

INFORME: Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa, dirigido a su jefe superior. El informe contiene una relación detallada y veráz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente. También incluye la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que este tiene. 
               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Palabra y número
3. Lugar y fecha
4. Referencia
5. Vocativo
6. Introducción. Aquí se alude a la petición del informe
7. Texto de la información, la cual debe estar en párrafos numerados
8. Conclusiones
9. Sugerencias
10. Frase final de despedida
11. Nombre, cargo y firma del informante
12. Iniciales de responsabilidad
13. Inclusos

LA CIRCULAR: En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera no se distorcione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.

               ESTRUCTURA:

1. Membrete: debe contener el nombre de la empresa y el departamento o sección
2. Palabra CIRCULAR y n°
3. Fundamentación de la circular
4. Información, orden o nómina que se entrega
5. Recomendación o solicitud
6. Lugar y fecha de emisión
7. Nombre, cargo y firma de la autoridad 
8. Iniciales de responsabilidad 
9. Datos del destinatario

LA CITACIÓN: Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por el gerente o el director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregar información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.

               ESQUEMA

1. Membrete (solo el nombre de la institución y su logo)
2. Palabra CITACIÓN
3. Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, especial)
4. Personas citadas
5. Fecha, hora y lugar
6. Tipo de citación (1ra, 2da o única citación)
7. Tabla (materias que se tratarán en la sesión)
8. Lugar y fecha de emisión
9. Nombre y cargo de quien cita a reunión

EL MEMORANDUM: Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica  la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
               ESQUEMA:

1. Membrete: Razón social de la empresa y sección
2. Iniciales de responsabilidad
3. Palabra MEMORANDUM y N°
4. Fecha en números (al margen derecho)
5. Preposición "DE"
6. Preposición "A"
7. Referencias
8. Mensaje o cuerpo
9. Nombre, cargo o firma (al margen derecho)
10. Inclusos

CORRESPONDENCIA ADMINISTRATIVA

Son las comunicaciones que necesariamente se producen en la administración, las clasificamos de acuerdo a la siguiente pauta:

A.) Administración privada.

• Correspondencia interna (Informe, La Circular, Citación, Memorandum)
• Correspondencia laboral

B.) Administración del estado

• Correspondencia oficial

VICIOS IDIOMÁTICOS

¿Qué es un vicio idiomático?

Son aquellas alteraciones que sufren los vocablos en su estructura habitual, por aumento, supresión o transposición de letra.

EL BARBARISMO

Consiste en alterar la estructura de una palabra, de la siguiente manera:

1. Escribir mal las palabras. 
2. Acentuar y pronunciar mal.
3. Escribir y pronunciar como en el idioma al que pertenecen las voces a pesar de haberse españolizado.
4. Emplear extranjerismos en lugar de los propios de la lengua española.

SEUDONEOLOGISMO

Se entiende como la utilización de una falsa o fingida palabra nueva en circunstancias que la lengua existe el término preciso.

EL SOLECISMO

Vicio contrario a la pureza del idioma que consiste en faltar a las reglas de concordancia, régimen o construcción.

LA CACOFONÍA

Consiste en el encuentro o repetición de unas mismas sílabas o letras que producen efectos desagradables al oído.

LA IMPROPIEDAD EN EL LENGUAJE

Es el empleo inadecuado de voces o giros del idioma. La impropiedad se puede producir en nombrar mal a una cosa, en emplear mal los tiempos verbales.

LA ANFIBOLOGÍA

Vicio que comete cuando se usan frases cuyo verdadero sentido es difícil de conocer o pueden ofrecer mas de una interpretación.

EL QUEÍSMO

Es un vicio del lenguaje que consiste en el uso incorrecto de la partícula que, en vez de las expresiones como, cuando y donde.

METAPLASMA O FIGURA DE DICCIÓN

Son ciertas alteraciones que se producen en las palabras por efecto de la adicción, la supresión o en el cambio de lugar de algunos sonidos o fonemas. Constituyen vicios de dicción en ciertas cosas, según sea la alteración que se produzca en la estructura de una palabra. En otros casos son meras variantes que se producen por comodidad o economía.

LA MONOTONÍA Y POBREZA GRAMATICAL

Consiste en el empleo de un escaso número de vocablos. Entre estos figuran los verbos ocupar y hacer.

CORRESPONDENCIA DE AJUSTE

Las relaciones comerciales que mantienen las empresas revisten una gran importancia, conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que realizan entre sí, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarreen el quiebre de las relaciones, con gran perjuicio para el desenvolvimiento de sus actividades. Por esta razón, las reclamaciones, las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espíritu de equidad y moderación.

MISIVA DE RECLAMACIÓN

Esta es una comunicación redactada por el comprador cuando él considera que la negociación realizada no ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses. Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta sea extendida con prontitud a los hechos que se reclaman, con veracidad, firmeza y cortesía.

Esquema:

1. Referencia al pedido.
2. Detalle de la recepción.
3. Fundamento de la queja.
4. Propuesta de arreglo.

MISIVA DE EXPLICACIÓN

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una muy buena organización que les permita ofrecer a sus clientes un buen servicio. Pero, a veces, en la práctica estas buenas intenciones se ven amagadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (AQUÍ EL CLIENTE TIENE LA RAZÓN)Esquema:

1. Aceptación de la queja.
2. Explicación del error cometido.
3. Proposición de arreglo inmediato.
4. Expresión de pesar por los errores y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

MISIVA DE JUSTIFICACIÓN

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora NO se siente culpable por los errores expresados por el reclamante. Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actúo de forma correcta.
Esquema:

1. Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.
2. Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.
3. Proposición de arreglo a través de una concesión extraordinaria al reclamante.
4. Expresiones amables que mejoren las relaciones.

CORRESPONDENCIA DE COBRANZA

La cobranza es una operación delicada que requiere gran tino (criterio) y conocimiento del deudor para aplicar en cada oportunidad las medidas convenientes.   En algunos casos, bastará con una simple y atenta carta de aviso, pero en otros, será imperioso el apremio enérgico.   Debe considerarse que la cobranza siempre molesta, por tanto es prudente iniciarla con suavidad y sutileza para ir presionando al deudor en forma creciente, en las siguientes misivas que sea necesario enviar.

AVISO DE VENCIMIENTO

• Se caracteriza por la sutileza del texto. Prácticamente, solo se remite a recordar la deuda pendiente que vencerá en una fecha próxima.
• Normalmente se confecciona en formularios.

Esquema:

1. Comunicar fecha de vencimiento y el monto del compromiso por pagar.
2. Señalar la institución bancaria o comercial con su dirección.

INVOCATORIA DE COBRANZA

• Cuando se ha producido el vencimiento de una deuda y ésta no ha sido cancelada, es el momento de enviar la carta invocatoria de cobranza.
• Esta misiva debe redactarse con gran tacto, procurando en principio instar al deudor a pagar su obligación pendiente con el propósito de no perder la calidad del cliente correcto y puntual para sus pagos.
• Esta comunicación puede ser la primera de una serie de cartas en la cual cada una de las que sigue será redactada con mayor fuerza e instando al deudor a cancelar su compromiso.

Esquema:

1. Denota sorpresa por la deuda in paga.
2. Reconoce buen servicio de las deudas anteriores.
3. Solicita cancelación inmediata, indicando sutilmente.

COBRANZA ENÉRGICA

• Esta comunicación cierra el ciclo de la cobranza normal; es muy dura y amenaza con la vía judicial.
• Si esta carta no produce resultados positivos, las empresas proceden a requerir el pago a través de la demanda judicial.

Esquema:

1. Señalar las cartas anteriores que cobraron la deuda pendiente.
2. Dejar constancia de la descortesía en NO dar respuesta a las cartas de cobro.
3. Amenazar con envío a cobranza judicial.

CARTA DE DEMANDA

Esquema:

1. Referencia a las cartas de cobranza anteriores.
2. Señalar la indiferencia en responder las cartas enviadas.
3. Comunicar el envío de los antecedentes al departamento jurídico de la empresa para  efectuar la cobranza judicial.

CORRESPONDENCIA DE CRÉDITO

CRÉDITO:
 - El crédito es la operación de compra-venta por la cual el vendedor entrega bienes o servicios recibiendo solo a cambio una promesa de pago. 
 - El crédito es la palanca fundamental de los negocios. Son muy escasas las operaciones mercantiles, tanto nacionales como extranjeras, en que no juegue un rol preponderante (importante).

SOLICITUD DE CRÉDITO

Es la comunicación con la que las personas, naturales o jurídicas solicitan el otorgamiento de un crédito que puede ser en dinero efectivo o en bienes o servicios.   Esta forma de petición debe ser muy expresiva. Es de gran importancia que el remitente logre fijar en el receptor una clara imagen de la situación, por la cual atraviesa destacando las perspectivas económicas y sociales que se cubrirán en su actividad con el otorgamiento del crédito. Deberá asimismo, insinuar que no será difícil el servicio de la deuda dentro de los plazos que se otorguen.Esquema de la construcción de la solicitud de crédito:

1. Fundamentar la petición de crédito.
2. Señalar los antecedentes del peticionario (actividad, capital, informes comerciales, bancarios, entre otros).
3. Indicar con claridad el crédito que se requiere, forma de utilizarlo, plazo para su reintegración y modalidad de pago.

CONCESIÓN DE CRÉDITO

Cuando el departamento de crédito recibe una carta de solicitud de crédito debe, de inmediato, verificar los antecedentes que en ella se señala, consultando, además los informes del solicitante y su capital a los bancos que correspondan y a las tiendas comerciales indicadas.   También es posible realizar esta gestión a través de oficinas especializadas en informes comerciales.   Si comprobamos los antecedentes y ratificando el capital del solicitante, la empresa decide otorgar el crédito, es necesario que esta determinación se comunique por escrito.Esquema:

• Informar sobre el crédito otorgado, monto, plazo e intereses.
• Indicar condiciones o garantías tales como: letras y pagarés, que debe cumplir el solicitante para hacer uso del crédito otorgado.

CORRESPONDENCIA DE PRÓRROGA

Frecuentemente, en la vida de los negocios, se produce el hecho de que un empresario se da cuenta anticipadamente que no podrá cancelar una deuda de forma oportuna.

Con el fin de no perjudicar sus buenos informes comerciales, que son de gran utilidad para la obtención de créditos, recurre a la solicitud de prórroga, lo que da origen a este tipo de correspondencia.

SOLICITUD DE PRÓRROGA

 Esquema:

• Precisar situación económica que se atraviesa
• Solicitar nuevo plazo para el pago de la deuda
• Agradecer anticipadamente el servicio

CONCESIÓN DE PRÓRROGA

Esta carta se envía cuando el acreedor está convencido de las razones expuestas en la solicitud de prórroga, considerando que son valederas y que el está en condiciones de modificar sus cálculos financieros.

 Esquema:

• Se aceptan las razones expresadas por el deudor
• Concesión de la prórroga, especificando plazo, fecha, monto del documento, intermediario, entre otros
• Expresión de mesurada buena voluntad

DENEGACIÓN DE PRÓRROGA

Esta comunicación debe redactarse en un tono convincente, hábil y cortés que mitigue el desagrado natural del solicitante al ser denegada su petición.

Esquema:

• Alude a la carta solicitud de prórroga
• Acepta argumentos del deudor
• Señala impedimento para conceder la prórroga
• Saluda invocando comprensión 

COMPRA - VENTA

Cada vez deseamos adquirir un artículo, buscamos una oferta del vendedor. Si aceptamos esa oferta, se crea el contrato de compra-venta. La compra-venta es el eje del comercio, gracias a ella se transfiere la propiedad de las cosas de una persona a otra.

Firmado el contrato, el vendedor está obligado a entregar lo vendido y el comprador debe recibirlo y pagar su precio. La definición que da la ley en cuanto al contrato de compra-venta es: "un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y la otra, comprar; y el dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio".

ESQUEMA:

• Etapa previa al contrato: carta de consulta.
• Etapa formadora de contrato: cartas de cotización y pedido.
• Etapa posterior al contrato: cartas de remisión y recepción.

CARTA DE CONSULTA

Esta carta nos sirve para averiguar sobre la calidad y forma de pago de algún artículo que deseamos adquirir. Esta misiva requiere absoluta claridad y exactitud; de este modo, la cada vendedora sabrá con precisión que desea el interesado sin la necesidad de pedir aclaraciones. La envía el cliente o posible comprador.

Su importancia radica en que el vendedor haga una oferta o proposición al interesado.

ESQUEMA:

• Especificaciones del producto
• Alusión a la oferta si la hubiere
• Motivo que origina la consulta
• Solicitud de precios y condiciones de pago
• Plazo de la recepción

CARTA DE COTIZACIÓN

Esta carta responde a la consulta, dando la información que necesita el interesado. Esta misiva es enviada por el vendedor. Esta carta establece los precios y condiciones de venta.

ESQUEMA:

• Descripción exacta del producto: cantidad, calidad y forma de envío
• Precios y condiciones de pago
• Fecha del envío de la mercadería
• Incitación a la compra

CARTA DE PEDIDO

Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando considera conveniente la cotización recibida se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, entre otros.

La carta de pedido, legalmente constituye una aceptación de compra de parte del cliente que está de acuerdo con las condiciones establecidas en la cotización.

ESQUEMA:

• Aludir a la carta de cotización
• Orden de despacho
• Indicación de la forma de pago

CARTA DE REMISIÓN

Es la comunicación en que el vendedor anuncia al comprador el envío de la mercadería.

ESQUEMA:

• Alusión a la carta de pedido
• Fecha y forma de envío
• Referencia a los documentos que se adjuntan, como guías de despacho o facturas
• Solicitud de envío de valores, como cheques o vale vistas
• Una frase estimulante acerca de la compra, con el fin de que el cliente tenga completa satisfacción

CARTA DE RECEPCIÓN

Por medio de esta comunicación el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando las obligaciones estipuladas en la cotización. Igualmente, en esta carta es posible el envío de cheques en cancelación total o parcial de las mercaderías.

En este caso, es conveniente certificar la carta para asegurar la recepción de estos valores.

               ESQUEMA

• Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías
• Especificar formas de pago
• Señalar el envío de documentos en cancelación, tales como cheques o vale vistas

CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Tiene por objetivo dar a conocer un producto, interesando al cliente para que lo compre. Esta carta se escribe por iniciativa de la empresa para convencer al posible cliente acerca de las ventajas del producto con el fin de conseguir pedidos. Esta al igual que los anuncios de publicidad, facilita y estimula las transacciones comerciales. Por lo común, la carta publicitaria ofrece mercaderías conocidas, o de uso y consumo habitual, tales como alimentos, vestuario, libros, muebles, entre otros.

CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Según el orden natural de las operaciones comerciales, la correspondencia se clasifica en:

1. Publicitaria
2. Compra-venta (Consulta, Cotización, Pedido, Remisión, Recepción)
3. Ajuste (Misiva de Reclamación, Misiva de Explicación, Misiva de Justificación)
4. Crédito (Solicitud, Concesión)
5. Cobranza (Aviso de Vencimiento, Invocatoria de Cobranza, Cobranza Enérgica, Carta de demanda)
6. Prórroga (Solicitud, Concesión, Denegación)