EL OFICIO: Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, entre otros. La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen tres tipos de oficio: ORDINARIO, RESERVADO y SECRETO.
El oficio ordinario es una de las comunicaciones más utilizadas en la Administración Pública.
ESQUEMA:
- Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
- Clasificación y N° de orden
- Antecedentes (ANT.)
- Materia (MAT.)
- Lugar y fecha de emisión
- Preposición "DE" : Indica la autoridad que emite el documento
- Preposición "A" : Indica la autoridad a quien se dirige
- Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponde a cada idea redactada. cada oficio debe tratar una solo materia
- Frase de saludo o despedida: Saluda a usted, saluda atentamente
- Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad, o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre
- Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan
- Iniciales de responsabilidad
- Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias
LA CIRCULAR: Es un documento oficial de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos
ESQUEMA:
- Membrete
- Título y número de orden
- Lugar y fecha de emisión
- Rubro alusivo a la materia
- Texto, se escribe en párrafos numerados
- Frase de saludo
- Nombre, cargo, firma y timbre de la autoridad emisora
- Iniciales de responsabilidad
- Destinatario
EL MEMORANDUM: Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento, se utiliza para pedir o enviar documentos; solicitar o entregar información.
El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.
ESQUEMA:
- Membrete: Indica el nombre de la institución
- Palabra MEMORANDUM y N° de orden
- Fecha sólo con números
- Preposición "DE" : señala el cargo del remitente
- Preposición "A" : señala el cargo del destinatario
- Texto: debe ser breve, claro y preciso
- Comúnmente media firma
- Iniciales de responsabilidad
