DOCUMENTOS OFICIALES

EL CERTIFICADO: Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que les consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. 

LA RESOLUCIÓN: Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

                ESQUEMA:

1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Cita de las disposiciones pertinentes
4. Título RESOLUCIÓN
5. Puntos numerados que considera la resolución
6. Anotación común de: anótese y comuníquese
7. Cita de la cantidad de copias de los destinatarios

EL DECRETO: Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las más altas autoridades del Estado en que disponen, en forma imperativa, cuanto sea necesario para contribuir el buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional, provincial o comunal.

               ESQUEMA:

1. Ministerio que da origen al decreto
2. Exposición resumida de la materia
3. Lugar y fecha
4. Título (DECRETO CON FUERZA DE LEY)
5. Materia, distribuida considerando numerados
6. Final: "TÓMESE RAZÓN", ... entre otros y la firma de la autoridad pertinente

COMUNICACIONES OFICIALES

EL OFICIO: Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, entre otros. La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen tres tipos de oficio: ORDINARIO, RESERVADO y SECRETO.

El oficio ordinario es una de las comunicaciones más utilizadas en la Administración Pública.

               ESQUEMA:

1. Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
2. Clasificación y N° de orden
3. Antecedentes (ANT.)
4. Materia (MAT.)
5. Lugar y fecha de emisión
6. Preposición "DE" : Indica la autoridad que emite el documento
7. Preposición "A" : Indica la autoridad a quien se dirige
8. Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponde a cada idea redactada. cada oficio debe tratar una solo materia
9. Frase de saludo o despedida: Saluda a usted, saluda atentamente
10. Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad, o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre
11. Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan
12. Iniciales de responsabilidad
13. Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias

LA CIRCULAR: Es un documento oficial de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos

               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Título y número de orden
3. Lugar y fecha de emisión
4. Rubro alusivo a la materia
5. Texto, se escribe en párrafos numerados
6. Frase de saludo
7. Nombre, cargo, firma y timbre de la autoridad emisora
8. Iniciales de responsabilidad
9. Destinatario

EL MEMORANDUM: Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento, se utiliza para pedir o enviar documentos; solicitar o entregar información.

El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.

               ESQUEMA:

1. Membrete: Indica el nombre de la institución
2. Palabra MEMORANDUM y N°  de orden
3. Fecha sólo con números
4. Preposición "DE" : señala el cargo del remitente
5. Preposición "A" : señala el cargo del destinatario
6. Texto: debe ser breve, claro y preciso
7. Comúnmente media firma
8. Iniciales de responsabilidad

REDACCIÓN OFICIAL

Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del estado deben ser mesurados en su contenido, claros en las materias que tratan. En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que le debe otorgar al funcionario, a quien se dirige la comunicación. La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

EL ACTA: Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión. Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.
               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Título "ACTA" y N° de orden
3. Lugar y fecha de emisión
4. Lugar y nombre de las personas que asisten
5. Lectura del acta anterior
6. Tabla: temas que se tratarán
7. Acuerdos
8. Cierre
9. Firma del presidente y del secretario

EL PODER: Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otra persona para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

El poder puede ser:

SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere solo cédula de identidad.

ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.

CORRESPONDENCIA LABORAL

LA CARTA DE EMPLEO: Se le denomina también carta de ofrecimiento de trabajo su objetivo principal es obtener una entrevista personal que haga posible demostrar los antecedentes y méritos.

Se origina debido a:

• Avisos o publicaciones en diarios o revistas.
• Información de las personas cercanas a la institución que se requiere personal.
• Incentiva del interesado que desea trabajar en una empresa.

ESQUEMA:

1. Lugar y fecha
2. Dirección interior
3. Vocativo
4. Introducción: señala el medio por el cual se informa al vacante.
5. Mensaje: ofrece servicios, indica cualidades personales y profesionales, señala estudios realizados
6. Antecedentes o adjuntos: encontrará las fotocopias de certificados y otros documentos que avalan lo expuesto en el mensaje
7. Despedida: frase de salutación que procura afianzar el objetivo planteado en la carta que es obtener una entrevista personal.

CURRICULUM VITAE: Es la relación de los antecedentes personales, académicos y profesionales detallados en forma ordenada y cronológica, de una persona que postula a un cargo de cierta importancia. Habitualmente el currículum vitae adjunta la carta de empleo.