DOCUMENTOS OFICIALES

EL CERTIFICADO: Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que les consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. 

LA RESOLUCIÓN: Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

                ESQUEMA:

1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Cita de las disposiciones pertinentes
4. Título RESOLUCIÓN
5. Puntos numerados que considera la resolución
6. Anotación común de: anótese y comuníquese
7. Cita de la cantidad de copias de los destinatarios

EL DECRETO: Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las más altas autoridades del Estado en que disponen, en forma imperativa, cuanto sea necesario para contribuir el buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional, provincial o comunal.

               ESQUEMA:

1. Ministerio que da origen al decreto
2. Exposición resumida de la materia
3. Lugar y fecha
4. Título (DECRETO CON FUERZA DE LEY)
5. Materia, distribuida considerando numerados
6. Final: "TÓMESE RAZÓN", ... entre otros y la firma de la autoridad pertinente

COMUNICACIONES OFICIALES

EL OFICIO: Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, entre otros. La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen tres tipos de oficio: ORDINARIO, RESERVADO y SECRETO.

El oficio ordinario es una de las comunicaciones más utilizadas en la Administración Pública.

               ESQUEMA:

1. Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
2. Clasificación y N° de orden
3. Antecedentes (ANT.)
4. Materia (MAT.)
5. Lugar y fecha de emisión
6. Preposición "DE" : Indica la autoridad que emite el documento
7. Preposición "A" : Indica la autoridad a quien se dirige
8. Contenido: está estructurado en párrafos numerados que corresponde a cada idea redactada. cada oficio debe tratar una solo materia
9. Frase de saludo o despedida: Saluda a usted, saluda atentamente
10. Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad, o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre
11. Inclusos o adjuntos: detalla los datos que acompañan
12. Iniciales de responsabilidad
13. Distribución: indica la destinación del original y de cada una de las copias

LA CIRCULAR: Es un documento oficial de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos

               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Título y número de orden
3. Lugar y fecha de emisión
4. Rubro alusivo a la materia
5. Texto, se escribe en párrafos numerados
6. Frase de saludo
7. Nombre, cargo, firma y timbre de la autoridad emisora
8. Iniciales de responsabilidad
9. Destinatario

EL MEMORANDUM: Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento, se utiliza para pedir o enviar documentos; solicitar o entregar información.

El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.

               ESQUEMA:

1. Membrete: Indica el nombre de la institución
2. Palabra MEMORANDUM y N°  de orden
3. Fecha sólo con números
4. Preposición "DE" : señala el cargo del remitente
5. Preposición "A" : señala el cargo del destinatario
6. Texto: debe ser breve, claro y preciso
7. Comúnmente media firma
8. Iniciales de responsabilidad

REDACCIÓN OFICIAL

Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del estado deben ser mesurados en su contenido, claros en las materias que tratan. En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que le debe otorgar al funcionario, a quien se dirige la comunicación. La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

EL ACTA: Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión. Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.
               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Título "ACTA" y N° de orden
3. Lugar y fecha de emisión
4. Lugar y nombre de las personas que asisten
5. Lectura del acta anterior
6. Tabla: temas que se tratarán
7. Acuerdos
8. Cierre
9. Firma del presidente y del secretario

EL PODER: Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otra persona para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

El poder puede ser:

SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere solo cédula de identidad.

ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.

CORRESPONDENCIA LABORAL

LA CARTA DE EMPLEO: Se le denomina también carta de ofrecimiento de trabajo su objetivo principal es obtener una entrevista personal que haga posible demostrar los antecedentes y méritos.

Se origina debido a:

• Avisos o publicaciones en diarios o revistas.
• Información de las personas cercanas a la institución que se requiere personal.
• Incentiva del interesado que desea trabajar en una empresa.

ESQUEMA:

1. Lugar y fecha
2. Dirección interior
3. Vocativo
4. Introducción: señala el medio por el cual se informa al vacante.
5. Mensaje: ofrece servicios, indica cualidades personales y profesionales, señala estudios realizados
6. Antecedentes o adjuntos: encontrará las fotocopias de certificados y otros documentos que avalan lo expuesto en el mensaje
7. Despedida: frase de salutación que procura afianzar el objetivo planteado en la carta que es obtener una entrevista personal.

CURRICULUM VITAE: Es la relación de los antecedentes personales, académicos y profesionales detallados en forma ordenada y cronológica, de una persona que postula a un cargo de cierta importancia. Habitualmente el currículum vitae adjunta la carta de empleo.

CORRESPONDENCIA PRIVADA

• CORRESPONDENCIA INTERNA:

INFORME: Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa, dirigido a su jefe superior. El informe contiene una relación detallada y veráz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente. También incluye la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que este tiene. 
               ESQUEMA:

1. Membrete
2. Palabra y número
3. Lugar y fecha
4. Referencia
5. Vocativo
6. Introducción. Aquí se alude a la petición del informe
7. Texto de la información, la cual debe estar en párrafos numerados
8. Conclusiones
9. Sugerencias
10. Frase final de despedida
11. Nombre, cargo y firma del informante
12. Iniciales de responsabilidad
13. Inclusos

LA CIRCULAR: En algunas oportunidades, la autoridad de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todo o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera no se distorcione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.

               ESTRUCTURA:

1. Membrete: debe contener el nombre de la empresa y el departamento o sección
2. Palabra CIRCULAR y n°
3. Fundamentación de la circular
4. Información, orden o nómina que se entrega
5. Recomendación o solicitud
6. Lugar y fecha de emisión
7. Nombre, cargo y firma de la autoridad 
8. Iniciales de responsabilidad 
9. Datos del destinatario

LA CITACIÓN: Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por el gerente o el director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregar información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.

               ESQUEMA

1. Membrete (solo el nombre de la institución y su logo)
2. Palabra CITACIÓN
3. Clase de reunión (ordinaria, extraordinaria, especial)
4. Personas citadas
5. Fecha, hora y lugar
6. Tipo de citación (1ra, 2da o única citación)
7. Tabla (materias que se tratarán en la sesión)
8. Lugar y fecha de emisión
9. Nombre y cargo de quien cita a reunión

EL MEMORANDUM: Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En él se indica  la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias. Principalmente, se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.
               ESQUEMA:

1. Membrete: Razón social de la empresa y sección
2. Iniciales de responsabilidad
3. Palabra MEMORANDUM y N°
4. Fecha en números (al margen derecho)
5. Preposición "DE"
6. Preposición "A"
7. Referencias
8. Mensaje o cuerpo
9. Nombre, cargo o firma (al margen derecho)
10. Inclusos

CORRESPONDENCIA ADMINISTRATIVA

Son las comunicaciones que necesariamente se producen en la administración, las clasificamos de acuerdo a la siguiente pauta:

A.) Administración privada.

• Correspondencia interna (Informe, La Circular, Citación, Memorandum)
• Correspondencia laboral

B.) Administración del estado

• Correspondencia oficial

VICIOS IDIOMÁTICOS

¿Qué es un vicio idiomático?

Son aquellas alteraciones que sufren los vocablos en su estructura habitual, por aumento, supresión o transposición de letra.

EL BARBARISMO

Consiste en alterar la estructura de una palabra, de la siguiente manera:

1. Escribir mal las palabras. 
2. Acentuar y pronunciar mal.
3. Escribir y pronunciar como en el idioma al que pertenecen las voces a pesar de haberse españolizado.
4. Emplear extranjerismos en lugar de los propios de la lengua española.

SEUDONEOLOGISMO

Se entiende como la utilización de una falsa o fingida palabra nueva en circunstancias que la lengua existe el término preciso.

EL SOLECISMO

Vicio contrario a la pureza del idioma que consiste en faltar a las reglas de concordancia, régimen o construcción.

LA CACOFONÍA

Consiste en el encuentro o repetición de unas mismas sílabas o letras que producen efectos desagradables al oído.

LA IMPROPIEDAD EN EL LENGUAJE

Es el empleo inadecuado de voces o giros del idioma. La impropiedad se puede producir en nombrar mal a una cosa, en emplear mal los tiempos verbales.

LA ANFIBOLOGÍA

Vicio que comete cuando se usan frases cuyo verdadero sentido es difícil de conocer o pueden ofrecer mas de una interpretación.

EL QUEÍSMO

Es un vicio del lenguaje que consiste en el uso incorrecto de la partícula que, en vez de las expresiones como, cuando y donde.

METAPLASMA O FIGURA DE DICCIÓN

Son ciertas alteraciones que se producen en las palabras por efecto de la adicción, la supresión o en el cambio de lugar de algunos sonidos o fonemas. Constituyen vicios de dicción en ciertas cosas, según sea la alteración que se produzca en la estructura de una palabra. En otros casos son meras variantes que se producen por comodidad o economía.

LA MONOTONÍA Y POBREZA GRAMATICAL

Consiste en el empleo de un escaso número de vocablos. Entre estos figuran los verbos ocupar y hacer.